Auslagenersatz: Was fällt unter steuerfreien Ersatz bei Angestellten?

Auslagenersatz: Was fällt unter steuerfreien Ersatz bei Angestellten?

Was versteht man unter Auslagenersatz? Wann spricht man von steuerfreiem Auslagenersatz bei Arbeitslohn?

Was ist die Definition von Auslagenersatz bei der Einkommensteuer?

Steuerfreie Einnahmen werden in § 3 EStG behandelt, ebenso der Auslagenersatz.

Nach § 3 Nr. 50 EStG sind Auslagenersatz und durchlaufende Gelder steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung (siehe auch R 3.50 LStR).

  1. der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht und
  2. über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird

Während durchlaufende Gelder Erstattungen für zukünftige Ausgaben des Arbeitnehmers darstellen, werden mit dem Auslagenersatz bereits durch den Arbeitnehmer verauslagte Beträge abgerechnet. Der Arbeitnehmer erhält keine Zuwendungen zu seiner eigenen Verfügung, sondern erhält lediglich Beträge, die er für den Arbeitgeber verauslagt hat oder noch begleichen soll. Die Annahme von Auslagenersatz setzt voraus, dass kein eigenes Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben bestanden hat. Kennzeichnend für den Auslagenersatz ist, dass der Arbeitgeber das Risiko der Ausgaben trägt.

Gibt es einen pauschalen Auslagenersatz? Muss dieser versteuert werden?

Ein pauschaler Auslagenersatz führt grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn ( R 3.50 Abs. 2 LStR).

Aus Vereinfachungsgründen bleibt er jedoch steuerfrei, wenn er regelmäßig wiederkehrt und die pauschale Abgeltung in etwa den tatsächlichen Aufwendungen entspricht. Dieses ist im Einzelfall über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachzuweisen.

Beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen können ohne Einzelnachweis bis zur Höhe von 20 v. H. des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch bis zu 20 Euro steuerfrei ersetzt werden.

Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.

Gibt es einen Unterschied zwischen Auslagenersatz und Ersatz der Werbungskosten?

Vom Auslagenersatz ist der Werbungskostenersatz durch den Arbeitgeber zu unterscheiden. Es handelt sich dabei um Kosten, die im eigenen Interesse des Arbeitnehnmer angefallen sind und dann vom Arbeitgeber erstattet werden. Ein Werbungskostenersatz durch Barzuwendungen führt zu steuerbarem und ggf. steuerpflichtigem Arbeitslohn, dem in gleicher Höhe ein Werbungskostenabzug gegenübersteht. Ein Werbungskostenersatz kann auch nach § 3 Nr. 13, 16, 30, 31, 32 EStG steuerfrei sein. Sachzuwendungen sind nur dann als Arbeitslohn zu erfassen, wenn sie zu einem privaten Verbrauch durch den Arbeitnehmer führen.

Was sind durchlaufende Posten?

Durchlaufende Posten sind im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmte und verausgabte Gelder (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Sie werden nicht als Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst, da sie nicht das eigene Betriebsvermögen betreffen. Keine durchlaufenden Posten sind die Aufwendungen für den Ersatz von Porti und Telefon.



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