Wie werden Reisekosten bei Arbeitnehmern bzw. Angestellten behandelt? Was ist zu beachten?
Was sind Reisekosten und welche fallen an?
Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.
Abziehbare Reisekosten bzw. Reisekosten, die steuerfrei mit der Lohnabrechnung erstattet werden können, liegen nur dann vor, wenn die Aufwendungen durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte veranlasst sind (R 9.4 LStR).
Reisekosten sind
- Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG und R 9.5 LStR),
- Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG und R 9.6 LStR),
- Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG und R 9.7 LStR) und
- Reisenebenkosten (R 9.8 LStR),
soweit diese Kosten durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.
Was sind die Voraussetzungen für eine steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten? Was ist eine erste Tätigkeitsstätte?
Die steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber sowie die Abziehbarkeit als Werbungskosten setzt voraus, dass die Aufwendungen durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte veranlasst sind.
Entscheidend für die Beurteilung der steuerlichen Reisekosten ist die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegung durch den Arbeitgeber. Erst wenn diese nicht vorhanden sind oder die Festlegung nicht eindeutig ist, werden die quantitativen Kriterien herangezogen.
Eine erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, an der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Dabei sind folgende besondere Regelungen zu beachten:
Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung kann
- bei dem sich aufgrund des Arbeitsvertrags ergebenden rechtlichen Arbeitgeber,
- im Konzern des Arbeitgebers,
- bei einem verbundenen Unternehmen,
- bei einem Kunden oder
- ein Gebäude auf einem größeren zusammenhängenden Gelände des Arbeitgebers (z. B. Werksgelände)
sein.
Einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist ein Arbeitnehmer, wenn er an genau dieser Tätigkeitsstätte.
Welche Verpflegungsmehraufwendungen können dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden?
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG) steuerfrei erstatten.
Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann ein Pauschbetrag von EUR 12 steuerfrei erstattet werden.
Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als acht Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war.
Bei einer mehrtägigen Abwesenheit kann für den An- und Abreisetag ein Pauschbetrag von jeweils 12 € steuerfrei erstattet werden. Die Prüfung der Mindestabwesenheit am jeweiligen Tag ist nicht notwendig.
Die Tage zwischen dem An- und Abreisetag (Abwesenheit 24 Stunden) können jeweils mit einem Pauschbetrag von EUR 24 steuerfrei erstattet werden.
Bei einer mehrtätigen Auswärtstätigkeit ist der An- und Abreisetag der Tag, an dem der Arbeitnehmer seine Wohnung bzw. erste Tätigkeitsstätte erreicht.
Die Regelungen für die Verpflegungsmehraufwendungen gelten auch für Auswärtstätigkeiten im Ausland. Die Voraussetzungen der inländischen Pauschalen sind auch hier anzuwenden. Zu den Verpflegungspauschalen, die im Zusammenhang mit Auslandsreisen zu berücksichtigen sind, werden jährlich die entsprechenden Pauschalen mit einem gesonderten BMF-Schreiben veröffentlicht (zuletzt :009, BStBl 2018 I S. 1354).
Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes (vgl. , BStBl 2014 I S. 1412, Rz. 51):
- Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird.
- Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
Verpflegungsmehraufwendungen können vom Arbeitgeber für maximal drei Monate steuerfrei erstattet werden. Die Begrenzung der Abzugsfähigkeit der Verpflegungspauschalen auf drei Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit setzt voraus, dass der Arbeitnehmer an derselben auswärtigen Stätte tätig wird. Dabei ist maßgeblich die Unterbrechung von vier Wochen, unabhängig vom Anlass der Unterbrechung.
