Reisekosten – Was sind abzugsfähige Reisekosten?

Reisekosten – Was sind abzugsfähige Reisekosten?

Was zählt alles zu den abzugsfähigen Reisekosten?

Zu den Reisekosten 2020 zählen insbesondere

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten sowie
  • Reisenebenkosten

Dies jedoch nur wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstanden sind.

Nachzulesen ist dies alles in R 9.4 Satz 1 LStR, also in einer Lohnsteuerrichtlinie.

(1) 1Reisekosten sind Fahrtkosten (>R 9.5), Verpflegungsmehraufwendungen (>R 9.6), Übernachtungskosten (>R 9.7) und Reisenebenkosten (>R 9.8), wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (>Absatz 2) des Arbeitnehmers entstehen. 2Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers. 3Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. 4Ist das nicht – auch nicht durch Schätzung – möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nach § 12 EStG nicht abziehbaren Aufwendungen für die Lebensführung. 5Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind (z. B. Bekleidungskosten oder Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern und anderen Reiseausrüstungen), sind keine Reisekosten. 6Die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Fahrtenbuch (>R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3), Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

(2) 1Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. 2Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Regelmäßige Arbeitsstätte

(3) 1Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. 2Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. 3Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird oder auf Grund der dienst-/arbeitsrechtlichen Vereinbarung aufzusuchen ist. 4Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z. B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. 5Betriebliche Einrichtungen von Kunden des Arbeitgebers sind unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßigen Arbeitsstätten seiner Arbeitnehmer, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses zu ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen.

Fahrtkosten als Reisekosten

Welche Fahrten gelten als begünstigt bei den Reisekosten?

Die Auslagen können im Falle von Fahrtkosten recht unkompliziert ersetzt werden. Dabei sind alle Verkehrsmittel erlaubt und auch begünstigt, so dass der Arbeitnehmer mit öffentlichem Personennahverkehr, Bahn, privatem PKW, Leihwagen, Flugzeug, Schiff etc dienstliche Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit unternehmen kann.

Für alle Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können die Aufwendungen nach Reisekostensätzen erstattet werden, so dass Reisekosten insbesondere die folgenden Fahrten im Rahmen von einer beruflichen Auswärtstätigkeit sind:

  • Fahrten von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses die Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets
  • Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte (oder Einzugsgebiet) zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Heimfahrten innerhalb des Tages von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück
  • Fahrten von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitstätten bei einer Einsatzwechseltätigkeit
  • Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zum Einsatzort
  • Fahrten im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen zu einem gleichbleibenden Treffpunkt und anschliessender Auswärtstätigkeit

Dabei dürfen die lohnsteuerlichen Reisekostengrundsätze bei Arbeitnehmern, sofern es sich um wechselnde Einsatzstellen handelt, unabhängig davon angewandt werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung entfernt ist.

Was sind steuerlich abzugsfähige Aufwendungen bei den Fahrtkosten?

Abzugsfähig bei den Aufwendungen im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit sind die tatsächlich nachgewiesenen Kosten.

Dies wären bei der Benutzung eines privaten PKWs entweder wie angesprochen die Kosten oder pauschal EUR 0,30 pro gefahrenem Kilometer

Kosten für Bus, Bahn und Taxi

Bei der Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen abziehen, auch wenn er in Bahn und Flugzeug die erste Klasse benutzt und wenn er das Taxi für bestimmte Fahrten nimmt. Dabei müssen die Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden. Sollten diese verloren gehen können die Kosten sachgerecht geschätzt werden.

Kosten für Leihwagen

Die Kosten für Leihwagen sind ebenso wie die Kosten für Bus, Bahn und Taxi in voller Höhe abzugsfähig, sofern der Arbeitnehmer den Wagen im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit benutzt hat. Sollten in den Fahrten ein privater Anteil enthalten sein ist dieser im Verhältnis zwischen den privaten und beruflichen Fahrten aufzuteilen.

Natürlich gibt es bei den Kosten ein gewisses Limit, das die Finanzverwaltung im Rahmen einer Angemessenheitsprüfung unter die Lupe nehmen kann.

Die Kosten sind zu streichen, sofern Sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind. (§§ 4 Abs. 5/9 Abs. 5 EStG) Allerdings sind die Maßstäbe eher großzügig, so dass hierunter eher die Nutzung eines Flugzeugs oder ähnliches fällt

Sofern der Arbeitnehmer bei der beruflichen Auswärtstätigkeit auswärts übernachten muss, zählen die Fahrten von der Unterkunft und zurück zu den beruflichen Fahrten.

Nachweis als Einzelnachweis oder Kilometerpauschale

Der Umfang muss immer nachgewiesen werden, dabei empfiehlt es sich ein Fahrtenbuch zu führen, wenn die entsprechenden Angaben nicht bereits in den Reisekostenabrechnungen zu finden sind.

Dabei kann der Arbeitnehmer die Kosten entweder einzeln nachweisen oder dafür den amtlichen Schätzbetrag in Anspruch nehmen.  Nach dem aktuellen Bundesreisekostengesetz sind die folgenden Pauschalbeträge in Anspruch zu nehmen:

  • PKW 0,30 EUR/km
  • Motorrad/Motorroller 0,20 EUR/km
  • Moped/Mofa 0,20 EUR/km

Selbst ermittelte Kilometersätze sind weiterhin nicht anzusetzen, wenn sie offensichtlich überhöht sind. Im Regelfall wird gesondert geprüft, sollten die Kilometer des PKW jährlich einen beruflichen Anteil von 40.000 übersteigen.

Mit den oben genannten amtlichen Kilometersätzen sind die üblichen Unterhaltskosten für das KFZ einschliesslich der Abschreibungen, der Zinsen für einen Kredit usw. abgegolten. Allerdings können Unfallschäden, sofern beruflich bedingt, zusätzlich berücksichtigt werden.

Summa summarum zählen folgende Aufwendungen zu den KFZ Kosten bei einer Reisekostenabrechnung:

  • Treibstoffkosten
  • Wartungs- und Reparaturkosten
  • Garagenkosten
  • KFZ-Steure
  • Versicherung
  • Freiwillige Versicherungen
  • Absetzung für Abnutzung – Abschreibung
  • Leasingraten – anstelle der Abschreibung
  • Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen
  • ggf. Nebenkosten wie Reinigungsmittel o.ä.

Bei Unfällen auf einer Privatfahrt sind die Aufwendungen nicht abziehbar, sollte sich der Unfall jedoch auf einer beruflichen Fahrt ereignet haben, gehören die Aufwendungen regelmässig zu den Werbungskosten.

Ergänzungen zu den obigen Erläuterungen:

Die Treibstoffkosten können anhand der Verbrauchsangaben des Herstellers geschätzt werden, wenn die übrigen Aufwendungen belegmässig nachgewiesen sind. Zu den Gesamtkosten gehören auch größere Aufwendungen wie ein Austauschmotor oder ähnliches.

Bei einer eigenen Garage sind die anteiligen Grundstücks- und Gebäudekosten anzusetzen, dies wären Abschreibungen, Zinsen, Grundsteuer und ähnliches.

Die tatsächlich gezahlten Versicherungsbeiträge sind anzusetzen.

Die Anschaffungskosten des KFZ können im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe abgezogen werden, sondern müssen im Rahmen der Abschreibung auf die Nutzungsdauer verteilt werden.

Die durchschnittliche, amtliche Nutzungsdauer für neu angeschaffte PKW beträgt 6 Jahre, wobei die Finanzämter bei einer hohen Fahrleistung einen kürzeren Zeitraum akzeptieren. Bei einem gebrauchten Fahrzeug ist entsprechend eine kürzere Nutzungsdauer anzusetzen, in der Regel die Restnutzungsdauer – diese ist im Einzelfall zu schätzen.
Im Jahr der Anschaffung müssen die Abschreibungen zeitanteilig auf Basis der Monate gerechnet werden.



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