Was ist eine ordnungsgemässe Rechnung? Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Was sind die Voraussetzungen und was die Rechnungsbestandteile?
Was ist eine ordnungsgemässe Rechnung? Wann muss eine ordnungemässe Rechnung geschrieben werden?
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen.
Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht.
Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Was ist eine Kleinbetragsrechnung im Umsatzsteuergesetz? Was sind die Mindestangaben?
Was sind die Mindestangaben einer Kleinbetragsrechnung?
1Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die §§ 31 und 32 sind entsprechend anzuwenden. 3Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes.
In der Mitte 2017 verabschiedeten Fassung des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes ist dann der Grenzbetrag auf 250 EUR festgelegt worden. Die Regelung trat rückwirkend zum 1.1.2017 in Kraft.
Soweit die Rechnung den Gesamtbetrag von 250 EUR (bis 31.12.2016: 150 EUR) überschreitet, hat der Leistungsempfänger einen Rechtsanspruch, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten. Dieser Rechtsanspruch kann auch nicht durch Allgemeine Geschäftsbedingungen o. ä. ausgeschlossen werden, ist aber nur auf dem Zivilrechtsweg geltend zu machen. Die Verjährungsfrist auf Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung beträgt 3 Jahre.
Welche Angaben sind zusätzlich noch erforderlich bei einer Kleinbetragsrechnung?
Hinsichtlich des Steuersatzes ist es wichtig, dass der Steuersatz entsprechend in der Rechnung vermerkt ist. Eine Angabe wie „inklusive Umsatzsteuer“ ist nicht ausreichend. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sollten keinerlei Angaben zur Mehrwertsteuer machen.
Wird in einer Kleinbetragsrechnung über verschiedene Leistungen abgerechnet, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind für die verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen die jeweiligen Summen anzugeben. Dabei sind die übrigen formalen Voraussetzungen des § 14 UStG zu beachten. Die Grundsätze des § 31 UStDV (Angaben in der Rechnung) und des § 32 UStDV (Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen) sind entsprechend anzuwenden.Natürlich kann eine Kleinbetragsrechnung auch alle Angaben einer ordnungsgemässen Rechnung beinhalten.
Die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden sowie eine Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.
Alle Angaben einer Kleinbetragsrechnung müssen zudem auf der Rechnung über den gesamten Archivierungszeitraum lesbar sein. Kleinbetragsrechnungen auf Thermopapier (oftmals in Gaststätten verwendet) sind zwingend zu kopieren/scannen.
Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer ordnungsgemässen Rechnung?
| Bestandteile | ordnungsgemässe Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | X | X |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | X | – |
| Steuernummer – Steuer-ID Nummer des leistenden Unternehmers | X | – |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | X | – |
| Rechnungsnummer | X | X |
| Menge und Art der Lieferung oder sonstigen Leistung | X | X |
| Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung | X | – |
| Entgelt und Steuersatz | X | X |
| Anzuwendender Steuersatz | X | X |
